Журнал об IT

Наглядная таблица позволяет легко отслеживать график отчетности каждой организации на обслуживании. Пока новая возможность открыта в тестовом режиме. В январе новую функциональность увидят все обслуживающие бухгалтерии, которые ведут до 50 организаций.

Проблема: сдавать отчетность за несколько компаний и ничего не упустить

Все юридические и ИП лица сдают отчетность в контролирующие органы. Кто-то делает это самостоятельно, а кто-то препоручает другим организациям – обслуживающим бухгалтериям. Одна обслуживающая бухгалтерия может отчитываться за несколько десятков организаций. Часто они не только сдают отчетность, но и ведут за компании учет.

Все обслуживающие бухгалтерии так или иначе сталкиваются с проблемой упорядочения информации по клиентам. Как ничего не упустить, если клиентов много, каждый из них отчитывается в разные ведомства, а сроки сдачи отчетности подходят одновременно?

Когда из пожеланий пользователей стало понятно, что проблема действительно есть, менеджеры СКБ Контур провели глубинные интервью с двадцатью обслуживающими бухгалтериями разного масштаба. «Нам было интересно разобраться, как они упорядочивают информацию сейчас. Оказалось, что большинство составляет таблицы в Excel, кто-то клеит стикеры на специальную доску. А кто-то по старинке сводит все данные на ватмане. В любом случае сотрудники тратили время на то, чтобы свести все данные в таблицу, а потом в течение квартала вносить в таблицу информацию по каждому отчету (сдан, не сдан, нужна корректировка)», – рассказал Игорь Гольдберг, менеджер проекта «Обслуживающие бухгалтерии» компании СКБ Контур.

Решение: самонастраиваемая таблица, которая видит все отчеты

По результатам исследования разработчики системы электронной отчетности Контур.Экстерн предложили альтернативный способ вести организации на обслуживании, который потребует от сотрудников минимума усилий.

Это интерактивная таблица, которая автоматически отслеживает даты сдачи отчетности (серый маркер – отчет надо сдать) и статус каждого представленного в контролирующий орган отчета (зеленый маркер – отчет сдан, красный – отчет сдан не вовремя или не принят контролирующим органом). Белый квадрат означает, что компания не сдает этот вид отчетности.

Как все работает

Сервис умеет отслеживать отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Таблица формируется автоматически по истории отчетности, но при желании ее можно легко отредактировать, задав:

1)      какие виды отчетности сдает конкретная компания;

2)      с какой периодичностью система должна их показывать (помесячно, поквартально, раз в год);

3)      короткие названия организаций, как они должны отображаться в таблице (поскольку название видно не полностью, важно, чтобы по первым слогам было понятно, какая компания имеется в виду).

Настроить организации, которые видны в таблице, и виды отчетности по каждой организации можно не только в целом по обслуживающей бухгалтерии, но и по ее сотрудникам. Например, если сотрудник отвечает за отчетность 10 компаний из 40 находящихся на обслуживании, он добавляет в «свою» таблицу только эти 10 организаций.

При наведении курсора на ячейку таблицы поясняется статус отчета, например: «Срок сдачи отчета истек».

Кликнув на ссылку, пользователь переходит на документооборот по этому конкретному отчету. Например, если отчет не сдан, он может по одному клику перейти к подготовке отчета, если получено уведомление об отказе – исправить ошибки и отправить отчет повторно, если пришло уведомление об уточнении – отправить корректировку.

Результаты эксперимента

С августа по декабрь интерактивная таблица работает в пилотном режиме. Вот некоторые результаты:

·         Всего уведомление о новой возможности увидели порядка 6000 пользователей.

·         Каждый третий из них перешел в сервис, а каждый третий из вошедших обратился к таблице повторно.

·         150 пользователей отредактировали таблицу «под себя», изменив перечень отчетов, которые должны отображаться, периодичность их сдачи или названия организаций на обслуживании.

·         117 пользователей оставили отзывы о новой функциональности, и среди них нет ни одного негативного. Вот некоторые из пришедших разработчикам сообщений:

·         

«Невероятно мотивирует, что наша таблица не просто нравится, но и побуждает пользователей отказаться от прежних сценариев работы. Если им больше не хочется рисовать таблички на ватмане и заполнять ячейки в Excel, значит, мы сделали действительно полезный сервис!», – комментирует Игорь Гольдберг.

В январе новую функциональность увидят все обслуживающие бухгалтерии, которые ведут до 50 организаций. Также в ближайшее время таблица отчетов появится в другом продукте СКБ Контур – Контур.Бухгалтерии.